● Manual oficial · Versión 1.0
Guía para
clubes deportivos

Todo lo que necesitás saber para gestionar tu club desde la web de reservas — paso a paso y sin vueltas.

Plataforma Web de Reservas
Audiencia Administradores y Staff
Secciones 14 capítulos

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soporte@pica.com.ar
Manual oficial

Guía para clubes deportivos
Plataforma PICA

Todo lo que necesitás saber para gestionar tu club desde la web de reservas — paso a paso y sin vueltas.

Versión 1.0
Plataforma Web de Reservas
Para Administradores y Staff
1
Sección 01

Introducción al sistema

PICA es la plataforma que conecta tu club con los jugadores. La web de reservas es tu panel de control: desde acá podés ver toda la actividad del día, gestionar turnos, configurar canchas y mucho más — todo en un solo lugar.

Reservas en tiempo real

Visualizá y gestioná todos los turnos del día desde el calendario interactivo.

Clientes y jugadores

Accedé a los datos de cada cliente y sus reservas de forma rápida.

Gestión de canchas

Configurá cada cancha con su deporte, precio, horarios y disponibilidad.

Link de disponibilidad

Compartí tu disponibilidad con los clientes sin que necesiten crear cuenta.

💡
Este manual está pensado para que lo lean tanto los dueños del club como el staff (recepcionistas, encargados). Cada sección está numerada y podés ir directo a la que necesitás usando el menú de la izquierda.
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Sección 02

Acceso al sistema

Para entrar al panel de tu club, usás el link que te enviamos al momento de registrarte. Necesitás un usuario y contraseña que PICA le asigna al administrador del club.

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Abrí el link de acceso
Ingresá al link que te proporcionó el equipo de PICA. Se recomienda guardarlo como favorito en tu navegador para acceder más rápido.
2
Ingresá tu usuario y contraseña
Completá los campos con los datos que te fueron enviados al correo. El usuario suele ser el email del club o del administrador.
3
Hacé clic en "Ingresar"
Si los datos son correctos, vas a ingresar directamente al panel principal del club.
Pantalla de inicio de sesión

Pantalla de inicio de sesión — club.pica.com.ar

⚠️
¿No podés ingresar? Verificá que estás usando el link correcto y que los datos no tengan espacios de más. Si el problema persiste, contactá a soporte (ver sección 13).
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Sección 03

Vista general del sistema

Cuando entrás, lo primero que ves es el panel principal. Acá tenés un resumen de lo que está pasando hoy en tu club — reservas, ingresos, canchas activas y accesos rápidos a las funciones más usadas.

Panel principal con reservas

Métricas del día: reservas, ingresos, canchas activas y clientes únicos

Panel principal - reservas y bloqueos del día

Próximas reservas, listado de reservas del día y bloqueos — con sus estados correspondientes

📌
Desde el panel "Hoy", podés hacer clic sobre cualquier nombre de reserva para ver rápidamente los datos del turno sin salir de la pantalla principal.
Modal de reserva desde vista general

Modal rápido al hacer clic sobre una reserva en el panel principal

🏢
¿Tenés más de un club? En el menú lateral aparece el selector "Cambiar club" que te permite alternar entre los distintos clubes asociados a tu cuenta. Para dar de alta un nuevo club, contactá al equipo de soporte de PICA (ver sección 13).
Elemento Dónde está Para qué sirve
Menú lateral Lado izquierdo de la pantalla Navegar entre las secciones del sistema
Resumen del día Centro superior Ver reservas, ingresos y actividad del día de un vistazo
Timeline de canchas Centro inferior Ver la ocupación de todas las canchas en formato visual
Acceso rápido Botones en la parte superior Crear reservas o navegar a las funciones más comunes
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Sección 04

Calendario de reservas

El calendario es la vista principal del sistema. Muestra todas las reservas del día organizadas por cancha, con una línea de tiempo que te permite ver de un vistazo qué está ocupado y qué está libre.

Calendario mensual de reservas

Calendario mensual — los números muestran la cantidad de reservas por día

Timeline con reservas y bloqueos

Timeline del día: las reservas se muestran en verde y los bloqueados en rojo

Códigos de color

Reservado — El turno está confirmado y activo
Pendiente de pago — La reserva existe pero falta confirmar el pago
Bloqueado — Horario inhabilitado manualmente (mantenimiento, eventos, etc.)
💡
Cada fila del calendario representa una cancha. Podés moverte por los horarios del día desplazando la vista horizontal, y cambiar de fecha usando las flechas o el selector de fecha.
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Sección 05

Creación de reservas

Podés crear una nueva reserva de dos formas distintas: desde el botón principal en el panel, o directamente desde el calendario eligiendo el día y la cancha que querés asignar.

Opción 1 — Desde el botón "Crear reserva"

1
Hacé clic en Crear reserva
Este botón aparece en la parte superior del panel principal o en la sección "Reservas" del menú lateral.
2
Elegí el día en el calendario mensual
Se abre un calendario mensual donde podés seleccionar la fecha para la nueva reserva.
3
Completá los datos del turno
Ingresá el nombre del cliente, la cancha, el horario y el deporte. También podés añadir notas opcionales.
4
Confirmá la reserva
Revisá los datos y hacé clic en "Confirmar". La reserva aparece en el calendario de inmediato.
Vista de reservas por día

Vista de reservas del día seleccionado con filtros y botón de crear reserva o bloquear

Opción 2 — Directamente desde el calendario

1
Seleccioná un horario libre en el calendario
Hacé clic sobre un espacio vacío en la fila de la cancha que te interesa.
2
Elegí "Crear reserva" o "Bloquear"
Aparece un menú contextual con las opciones disponibles para ese horario.
🔴
Reserva vs. Bloqueo — ¿cuál usar?

Crear reserva: requiere datos del cliente (nombre, teléfono, pago). Suma a las métricas de ingresos y clientes del día.

Bloquear horario: no requiere datos. Se usa cuando ya sabés que un turno está ocupado (clase fija, uso propio, mantenimiento). Se visualiza en rojo en el timeline y no suma a los ingresos ni clientes del día.
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Sección 06

Gestión de reservas

El uso cotidiano del sistema pasa principalmente por esta sección. Acá podés editar, cancelar y gestionar todas las reservas activas de tu club.

Acción Cómo hacerlo
Editar reserva Hacé clic sobre la reserva en el calendario → "Editar". Podés cambiar horario, cancha, cliente o estado.
Cancelar reserva Entrá al detalle de la reserva → botón "Cancelar reserva". Se pedirá confirmación.
Ver listado de reservas Desde el menú lateral → "Reservas". Muestra todas las reservas activas con posibilidad de filtrar.
Ver próximas reservas En el panel principal, la sección de resumen muestra los turnos más cercanos del día.
Bloquear horario Desde el calendario, hacé clic en un espacio libre → "Bloquear". Elegí duración y motivo.
Listado de reservas con estados

Lista de reservas del día con estados: BLOQUEADO, RESERVADO (MANUAL) y RESERVADO

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Sección 07

Detalle de reservas

Al hacer clic sobre cualquier reserva del calendario o del listado, accedés al detalle completo del turno. Acá encontrás toda la información relevante de esa reserva.

Detalle de reserva con acciones

Detalle completo: datos del cliente, monto abonado, saldo pendiente, y opciones para editar o borrar la reserva

💰
Señas y pagos: Si la reserva fue generada desde la app móvil de PICA, la seña se carga automáticamente. Si el club cargó la reserva a mano (porque el cliente contactó por WhatsApp, mail o teléfono), el monto abonado se ingresa manualmente al crear el turno. El saldo restante (DEBE) se abona directamente en el club el día de la reserva.

Información disponible en el detalle

Nombre y datos de contacto del cliente
Fecha, horario de inicio y duración
Cancha asignada y deporte
Modalidad (ej: fútbol 5, pádel doble)
Estado del pago (señado, pendiente, abonado)
Notas adicionales del turno
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Sección 08

Búsqueda y filtros

Cuando tenés muchas reservas, las herramientas de búsqueda y filtros te ayudan a encontrar lo que necesitás en segundos.

🔍
Búsqueda por nombre
En la barra de búsqueda (parte superior del listado), escribí el nombre del cliente. El sistema filtra las reservas en tiempo real.
🏷
Filtro por estado
Usá el selector de estado para ver solo las reservas Reservadas, Pendientes de pago o Canceladas.
📅
Filtro por fecha
Podés seleccionar un rango de fechas para ver las reservas de un período específico.
Búsqueda y filtros

Filtros disponibles: búsqueda por nombre, estado de reserva y deporte/tipo de cancha

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Sección 09

Configuración del club

Desde el panel de configuración podés personalizar la información de tu club y definir cómo funciona el sistema para tu operación diaria.

Configuración Descripción
Horario de apertura y cierre Define el rango horario en el que tu club recibe reservas.
Días sin actividad Marcá los días de la semana en que el club no opera (ej: domingos).
Feriados Agregar fechas específicas en las que el club no tiene actividad.
Información del club Nombre, dirección, teléfono y otros datos de contacto.
Imagen del club Foto o logo que aparece en el perfil público del club.
Link público Enlace para compartir con clientes y que puedan ver la disponibilidad.
Configuración - Link público y horario

Configuración general: link público para compartir y acceso al horario del club

Configuración de horarios

Configuración de apertura, cierre y días sin actividad

Configuración de feriados

Selección de feriados: solo se cierran los que tildás

📌
Los cambios en la configuración del club no afectan las reservas ya existentes. Por ejemplo, si cambiás el horario de cierre, las reservas creadas antes con ese horario se mantienen tal cual.
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Sección 10

Gestión de canchas

Cada cancha de tu club se configura de forma independiente. Podés definir el deporte, el precio, los horarios disponibles y mucho más para que el sistema se adapte exactamente a cómo funciona tu club.

Cómo agregar una nueva cancha

1
Ingresá a "Canchas" desde el menú lateral
Vas a ver el listado de todas las canchas configuradas actualmente en tu club.
2
Hacé clic en + Nueva cancha
Se abre el formulario de configuración de una nueva cancha.
3
Completá las características
Definí el deporte, la superficie, iluminación, modalidad, precio por hora y seña.
4
Configurá los horarios disponibles
Elegí en qué días y en qué franja horaria se puede reservar esa cancha en particular.
5
Guardá los cambios
La cancha queda activa y aparece en el calendario de inmediato.
Foto del club y listado de canchas

Sección de foto del club y grilla de canchas configuradas

Gestión de canchas

Cada cancha muestra su estado, características, precio y acciones disponibles

Botón agregar cancha

Al final del listado de canchas, el botón + Agregar cancha permite crear una nueva

Campo Descripción Ejemplo
Deporte Fútbol o pádel Fútbol 5
Superficie Tipo de piso de la cancha Césped sintético
Iluminación Si tiene o no iluminación nocturna Sí
Precio por hora Tarifa estándar del turno $12.000
Seña Monto que se cobra como reserva anticipada $4.000
Duración mín./máx. Tiempo mínimo y máximo por turno 60 min / 120 min
💡
Si una cancha está en mantenimiento o no querés que aparezca disponible por un tiempo, podés pausar las reservas sin eliminarla. Así conservás toda la configuración cuando la volvás a activar.

Editar una cancha existente

Para modificar cualquier dato de una cancha, hacé clic en Editar en su tarjeta. Se abre un formulario con todos los campos configurables.

Editar cancha - parte 1

Número, características y precios

Editar cancha - parte 2

Precio, horario y duración de turnos

Editar cancha - parte 3

Deporte, superficie y modalidad

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Sección 11

Disponibilidad y control de ocupación

El sistema te da una visión clara de cuándo están ocupadas y libres tus canchas. Esto te ayuda a planificar mejor y detectar oportunidades para llenar huecos en la agenda.

Timeline de canchas - disponibilidad

El timeline del panel principal muestra en tiempo real qué canchas están libres u ocupadas

📊
Usá el resumen del día en el panel principal para ver rápidamente cuántas canchas están en uso en cada momento y cuántos turnos quedan libres.
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Sección 13

Soporte y resolución de problemas

Si algo no funciona como esperás, acá encontrás las soluciones a los problemas más comunes. Y si no lo podés resolver solo, el equipo de PICA está disponible para ayudarte.

Problema Solución sugerida
No puedo iniciar sesión Verificá que el usuario y contraseña sean los que te enviamos. Fijate que no haya espacios al copiar. Intentá desde otro navegador.
El calendario no muestra las reservas Refrescá la página. Si persiste, limpiá el caché del navegador.
No puedo crear una reserva Verificá que la cancha esté activa y que el horario no esté bloqueado.
No aparece el link público Revisá que el club esté correctamente configurado con nombre e información básica.
Un cliente dice que no puede ver disponibilidad Compartile el link correcto desde la sección de Configuración. Verificá que las canchas estén activas.

¿Necesitás ayuda del equipo PICA?

Contactanos por WhatsApp o email y te respondemos lo antes posible.

soporte@pica.com.ar  ·  WhatsApp de soporte

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Sección 14

Preguntas frecuentes

Las dudas más comunes del día a día en el club, respondidas directamente.

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¿Cómo cargo una reserva si el cliente me contactó por WhatsApp o teléfono?
Usá el botón Crear reserva o Bloquear horario o reservar desde la vista de reservas del día. Completá los datos del cliente manualmente. Lo ideal es que los clientes reserven desde la app de PICA, pero siempre podés cargarlas a mano cuando sea necesario.
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¿Cómo sé si el cliente ya pagó la seña?
En el detalle de la reserva aparece el campo ABONADO con el monto de la seña. Si ese valor es mayor a $0, la seña fue recibida. El campo DEBE muestra el saldo pendiente que el cliente abona en el club el día del turno.
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¿Los bloqueos cuentan como ingresos?
No. Los bloqueos no suman a las métricas de ingresos ni de clientes únicos del día. Solo las reservas con datos de cliente cuentan para la facturación.
?
¿Puedo cambiar una reserva de cancha o de horario?
Sí. Desde el detalle de la reserva, hacé clic en "Editar reserva" y modificá la cancha, el horario o cualquier otro dato. Guardá los cambios y la reserva se actualiza de inmediato en el calendario.
?
¿Cómo agrego un nuevo club a mi cuenta?
Por el momento los clubes no se pueden dar de alta de forma autónoma desde el panel. Contactá al equipo de PICA por soporte y lo gestionamos juntos.
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¿El sistema avisa a los clientes cuando creo o cancelo una reserva?
No. Este panel es solo para gestión interna del club. Los clientes reciben notificaciones únicamente cuando ellos mismos reservan desde la app móvil de PICA.
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¿Qué pasa si pauso las reservas de una cancha?
La cancha deja de aparecer disponible para nuevas reservas online, pero las reservas ya existentes se mantienen. Podés reactivarla en cualquier momento sin perder la configuración.
?
¿Puedo usar el panel desde el celular?
Sí, podés acceder desde el navegador de tu celular. La plataforma es web, así que funciona en cualquier dispositivo. Para una experiencia óptima se recomienda usarla desde una computadora.